CONTINUAL IMPROVEMENT

 

Dengan meningkatnya tantangan bisnis dewasa ini, maka kesiapan SDM dan peningkatan kinerja perusahaan merupakan sesuatu yang penting untuk dilaksanakan. Untuk itu peningkatan produktifitas, efisiensi dan peningkatan value added dari berbagai proses termasuk peningkatan SDM sangat vital untuk segera dilakukan.

Continual improvement programme menjadi pilihan bagi banyak perusahaan untuk dapat bertahan dalam persaingan bisnis yang semakin keras.

 

Bagaimana memulai program ini......?

 

Setidaknya ada 3 hal utama yang perlu diperhatikan didalam perencanaan programnya, yaitu

Ø  Tujuan

Apa yang ingin dicapai didalam program continual improvement ini perlu jelas di definsikan dari awal, hal ini diperlukan untuk memberi arah perjalanan kita dan juga untuk  mengukur sejauh mana perjalanan telah kita lalui.

Ada permasalahan klasik yang biasa terjadi didalam perusahaan dari suatu sistem atau proses kerja  yang tidak berjalan dengan efektif  dan efisien, seringnya terjadi breakdown mesin sampai dengan problem yang rumit tentang bervariasinya kualitas produk, complain pelanngan, lemahnya ketrampilan SDMnya dan juga mencakup bagaimana meningkatkan daya saing perusahaan didalam kompetisi pasar. Ini semua bisa menjadi trigger didalam pendefinisian Tujuan.

Pakar productivity Joesp M. Juran menyatakan bahwa tujuan program continual improvement itu adalah untuk membantu manajemen di dalam mengembangkan suatu kebiasaan untuk melakukan perbaikan dalam mutu dan mengurangi cost of quality.

Apa yang disampaikan Juran menunjukkan bahwa program continual improvement ini harus terkait dengan peran dan arahan dari Manajemen dimana menjadi arah yang jelas atas apa yang ingin dicapai termasuk business goal yang diharapkan. Dengan tidak selarasnya program continual improvement dengan tujuan bisnis dan komitmen manajemen maka bisa dipastikan program ini hanya akan dapat berjalan ditempat tanpa memberikan impact bisnis yang significant.  

 

Ø  Metode

Selanjutnya bagaimana metode yang digunakan juga harus benar-benar dipilih yang sesuai dan tepat guna serta kita yang menjalankannya mempunyai kemampuan yang cukup untuk menggunakannya. Secara umum metode harus mencakup 3 hal berikut ini:

o   Aspek Teknis, adalah bagaimana mekanisme tahapan didalam melakukan program continual improvement. Ada banyak metode yang ada saat ini, misalnya DMAIC, Six Sigma dan banyak lagi yang lainnya. Dari pengalaman kami semua metode tersebut intinya terdiri dari tahapan identifikasi masalah, menemukan akar permasalahan, melakukan tindakan perbaikan, memantau hasilnya serta memastikan tindakan yang dilakukan sudah efektif dan berjalan secara konsisten dengan hasil yang baik.

o   Aspek Management, adalah suatu aspek yang menjadi landasan dan mendukung tahapan-tahapan penerapannya. Yang disebut dengan aspek manajemen adalah infrastructure manajemen yang dapat berupa kebijakan-kebijakan manajemen, kesiapan sumber daya dan system monitoring dan pelaporan, dimana masing-masing saling terkait satu sama lainnya.

o   Aspek Sikap dan perilaku, adalah suatu mental dasar yang ditetapkan dan dikondisikan untuk melengkapi aspek teknis dan manajemen didalam melakukan program continual improvement

Dengan mencakup ketiga aspek diatas maka metode dapat ditetapkan dan dipilih untuk sebagai metode continual improvement yang akan digulirkan.

 

Ø  Tools

Tools adalah alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan metode continual improvement yang dijelaskan diatas. Ada banyak tools yang tersedia saat ini, misalnya check list, Fish Bone diagram, Gant Chart, 5 whys, process mapping, brainstorming, value stream analysis, QFD, ANOVA dan lain-lain. Didalam penggunaannya perlu pemahaman yang cukup dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan tools tersebut karena kunci keberhasilannnya adalah bagaimana tools tersebut digunakan secera tepat guna, penggunaan tools yang kurang tepat akan dapat memebrikan hasil yang kurang tepat dan tidak maksimal. Untuk itu diperlukan seseorang yang benar-benar mampu dan menguasai tools tersebut sehingga dapat menghindari salah penggunaan.

 

Keberhasilan program continual improvement sangat ditentukan oleh konsistensi kita didalam melakukannya dan tidak ada program shortcut, karena program ini perlu kesabaran, ketelatenan dan akan memberikan impact yang significant pada jangka panjang saat program ini sudah melekat menjadi bagian dari budaya kerja perusahaan.

 

 

Posted by Toto